Meningkatkan Kesadaran Pentingnya Pengelolaan Dokumen dan Kearsipan di Organisasi Profesi

Dipublikasikan oleh APISI pada

(Tangerang Selatan, 20/01/2021)

Sebagai sebuah organisasi, dokumen merupakan hal yang tidak terpisah dari detak jalannya organisasi. Setiap usaha dan kegiatan pasti akan berkaitan erat dengan pembuatan dokumen. Dengan berjalannya waktu, dokumen-dokumen ini bergerak semakin lama, semakin bertambah dan memerlukan space atau tempat penyimpanannya. Jika dokumen-dokumen ini tidak diatur sejak semula, selain masalah tempat penyimpanan, perkara temu kembali juga menjadi isu lainnya. Selain dokumen kertas, dokumen elektronik yang saat ini menjadi bentuk penyimpanan favorit karena dianggap dapat mengurangi tempat penyimpanan juga memerlukan tehnik penyimpanan terencana. Dapat dibayangkan betapa sulitnya kita mencari sebuah foto yang diperlukan, dan kita tahu bahwa foto itu ada, namun ternyata membutuhkan banyak waktu untuk menemukannya dari begitu banyaknya foto-foto yang terkumpul dari berbagai rangkaian kegiatan organisasi yang tersimpan di berbagai tempat yang berbeda. Jadi, sistem pendokumentasian sudah harus direncanakan terlebih dahulu sebelum pendokumentasian dan pengarsipan terjadi.

Melalui pengalaman ini, Asosiasi Pekerja Profesional Informasi Sekolah Indonesia (APISI) merasa perlu untuk mengetahui lebih jauh tentang pengelolaan dokumen dan pengarsipan dalam keorganisasian. Untuk itu, APISI menyelenggarakan kegiatan Diskusi Online dengan tema “ Tata Kelola Dokumen dan Arsip Organisasi Profesi “. Narasumber utama adalah seorang ahli di bidang kearsipan yaitu Farli Elnumeri dan sebagai pemantik diskusi oleh Presiden APISI, Hanna Chaterina George, S.S., M.I.Kom. Diskusi dilakukan melalui platform Zoom Meeting yang diikuti oleh 30 peserta dari berbagai organisasi.

Hal menarik dari diskusi ini adalah bahwa arsip kegiatan organisasi nantinya dapat dikemas menjadi bukti sejarah berdiri, berkembangnya serta pencapaian dari suatu organisasi. Penanganan arsip secara tertib, dilakukan untuk menghindari hal – hal yang mungkin saja terjadi dimasa mendatang berkaitan dengan legal hukum atau barang bukti suatu kegiatan yang berjalan dalam roda organisasi. Hal penting yang ditegaskan oleh Farli Elnumeri adalah perlu adanya Jadwal Retensi Arsip atau JRA yang diatur dalam Standar Operasional Organisasi. Kegiatan ini merupakan panduan kesadaran organisasi tentang perawatan dokumen dan keputusan pengarsipan dokumen organisasi. Bukan hanya itu, pria lulusan Universitas Indonesia ini juga menegaskan perlu adanya sumber daya manusia yang dipercaya dalam suatu organisasi untuk mengolah dan menjaga data – data organisasi.

Kategori: Berita

1 Komentar

Jems · pada

Tertarik dgn bidang layanannya, bisa minta alamatnya?

Tinggalkan Balasan ke Jems Batalkan balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *